Внедрение «Портала пропусков» в ООО «Восточная горнорудная компания»

Цели проекта:

• Повышение уровня безопасности:
   
  • Предотвращение несанкционированного доступа на объекты, уменьшение риска краж и вандализма;
  • Создание более контролируемой и безопасной среды для сотрудников и подрядчиков.
     
• Улучшение эффективности работы:
   
  • Сокращение времени, необходимого для оформления пропусков, и ускорение получения доступа на объект.
     
• Упрощение администрирования:
  
  
  • Создание единой системы управления доступом, которая упростит процесс выдачи пропусков и контроль за доступом.
  • Улучшение управления документацией и снижение риска потери важных документов.
  • Повышение прозрачности и отчетности в процессе управления доступом.

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Провести анализ действующих бизнес-процессов и разработать веб-решение для учета и контроля доступа посетителей на объекты «ВГК» , которое обеспечивает:
   
  • наличие личных кабинетов на портале для сотрудников и контрагентов;
  • подачу заявок на разовые, временные, постоянные, материальные пропуска, а также пропуска для транспортных средств;
  • проверку заявителей на наличие в черном списке;
  • автоматические SMS и E-mail уведомления о событиях на портале;
  • настройку маршрутов согласования пропуска;
  • возможность печати пропуска;
  • создание отчетов о работе из единого реестра заявок и пропусков для службы безопасности и руководителей.
     
• Провести обучение персонала «ВГК» работе с системой, чтобы обеспечить правильную и эффективную работу пользователей.
• Ввести проект в опытно-промышленную эксплуатацию, провести тестирование системы в реальном режиме, чтобы убедиться в ее исправности и отсутствии ошибок.
• Обеспечить техническую поддержку «ВГК» в течение гарантийного периода и после его окончания.
• При необходимости, разработать дополнительные функции для системы учета посетителей и управления доступом, чтобы улучшить ее эффективность и функциональность.

До внедрения Портала пропусков ООО «Восточная горнорудная компания» постоянно сталкивалась с перечнем проблем:

• Неорганизованный доступ на объект:
  Сотрудники и подрядчики часто задерживались на входе, пока их пропуска оформляли вручную. Зачастую были трудности с контролем, кто и когда заходил на объект. Возникли случаи, когда несанкционированно посторонние проникали на объект.
  
  
• Неэффективная система учета рабочего времени:
  Необходимо было вручную вести журналы, что занимало много времени и было подвержено ошибкам.
  
  
• Сложности с управлением документацией:
  Пропуски, журналы посещений и другие документы хранились в бумажном виде в папках, что затрудняло поиск необходимой информации.
  
  
• Низкий уровень безопасности:
  Не было надежной системы, которая могла бы предотвратить доступ посторонних лиц на объект.

Благодаря слаженной работе специалистов «Синерго», менеджера проектов Кирилла Шельпякова и команды «ВГК», проект «Портал Пропусков» успешно интегрирован в систему безопасности объектов «ВГК». Теперь сотрудники и подрядчики могут получать пропуск онлайн, что оптимизирует процесс доступа и повышает его удобство. Этот шаг не только упрощает работу, но и делает систему безопасности более надежной и эффективной, создавая новые условия для процветания компании.

В результате внедрения улучшились показатели экономической эффективности:

• Сокращение затрат на персонал:
  «Портал пропусков» автоматизирует процесс оформления пропусков, что позволяет сократить число сотрудников, задействованных в этой работе.
  
  
• Уменьшение потерь от краж и вандализма:
  «Портал пропусков» повышает безопасность на объектах, что привело к экономии затрат на страхование и восстановление поврежденного имущества.
  
  
• Повышение производительности труда:
  Упрощение процесса доступа на объекты позволяет сотрудникам тратить меньше времени на оформление пропусков, что повышает их производительность труда.
  
  
• Сокращение потери времени на ожидание:
  «Портал пропусков» упрощает процесс оформления пропусков и ускоряет доступ на объекты, что снижает потерю времени на ожидание в очереди и увеличивает эффективность работы.
  
  
• Повышение лояльности клиентов и контрагентов:
  Посетители отмечают, что в данный момент намного удобнее оформить пропуск онлайн, что значительно экономит время и не нужно стоять в ожидании своей очереди на проходных.