До 1 июля 2018 года большинство предпринимателей и предприятий малого бизнеса, применяющих ЕНВД и ПСН, должны перейти на онлайн-кассы. Как выбрать правильную кассу для бизнеса? На что обращать внимание при покупке? Какие критерии учитывать? Помогаем разобраться. Практика показывает, что многие предприниматели откладывают процесс перехода на последний момент. Мы рекомендуем не затягивать и заняться этим вопросом уже сейчас: это поможет не только избежать штрафов, но и даст право на получение налогового вычета на покупку онлайн-кассы.
На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы
Прежде чем подбирать конкретную модель онлайн-кассы с учетом ваших бизнес-задач, нужно запомнить несколько простых, но очень важных правил:
1. Модель онлайн-кассы должна содержаться в Государственном реестре контрольно-кассовой техники ФНС. Там есть сведения о дате включения ККМ конкретного типа в Реестр и операциях, для которых допустимо использовать конкретную машину. Если вам предлагают онлайн-кассу, которой нет в официальном списке, использовать ее после 2017 года нельзя.
Актуальная информация о моделях касс, которые можно использовать, начиная с 2017 года, содержится в Госреестре контрольно-кассовой техники на официальном сайте ФНС www.nalog.ru. Здесь же можно проверить возможность модернизации вашей кассы.
2. Выбранная онлайн-касса должна поддерживать актуальный формат фискальных данных. В настоящее время - это ФФД 1.05. ФНС Россия в своем письме от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586 предупредила пользователей онлайн-касс, что с 01.01.2019 формат фискальных документов версии 1.0 утрачивает силу и не допускается к применению.
3. Если вы уже используете в качестве товароучетной системы программу «1С» или планируете это делать, проверьте, протестирована ли модель кассы на корректную работу с 1С (наличие сертификата «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие»).
Онлайн-кассы, совместимые с 1С
Почему для многих так важна совместимость контрольно-кассовой техники с 1С? Все просто: если оборудование и ПО не будут корректно взаимодействовать, то возможны сбои в работе при передаче данных, затраты на дополнительную настройку и отладку оборудования и другие накладки, которые несут риски и потенциальные потери для бизнеса.
Если вы уже пользуетесь программами «1С» или только планируете автоматизировать бизнес-процессы с помощью этих решений, имеет смысл остановить свой выбор на моделях ККТ, которые получили сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
Наличие такого сертификата у онлайн-кассы гарантирует корректную работу программного обеспечения с данным оборудованием и соответствие актуальным требованиям 54-ФЗ. На сегодняшний день сертификацию на совместимость с 1С прошли более 20 моделей онлайн-касс ведущих производителей контрольно-кассовой техники (АТОЛ, «Штрих-М» и др.), и этот список постоянно пополняется.
Какая онлайн-касса подойдет для вашего бизнеса
На рынке представлены разные модели онлайн касс, которые отличаются стоимостью, функционалом, дизайном и техническими характеристиками. Чтобы подобрать оптимальный вариант, нужно, в первую очередь, ориентироваться на характер бизнеса, специфику и задачи.
Выездная торговля
Для организации выездной торговли важно, чтобы касса умела работать автономно (без розетки). Как правило, такие онлайн-кассы имеют небольшие размеры, работают от аккумулятора, не требуют компьютера на рабочем месте продавца и передают чеки в ОФД через wi-fi или мобильный интернет. Они не подходят для поточной торговли и точек с большими очередями, зато прекрасно помещаются в бардачок автомобиля и могут работать без подзарядки до 24 часов / 500 чеков, в зависимости от интенсивности использования.
Примеры моделей: Штрих-MPAY-Ф, Атол-90Ф.
Готовый комплект автоматизации
Комплекс «1С:Касса» - автономная онлайн-касса «Штрих-MPAY-Ф» с облачной системой для простого товароучета. Подходит для выездной и прилавочной торговли, в том числе, с продажей алкоголя.
Курьеры, службы доставки
Для автоматизации курьеров и разъездных сотрудников используют компактные, легкие и энергонезависимые онлайн-кассы, которые удобно носить в кармане или крепить к поясному ремню. Как правило, такие модели ККТ не оснащены дисплеем и клавиатурой: они предназначены для печати чеков, и работают в связке управляющим ПО, установленном на планшете или смартфоне курьера.
Примеры моделей: Атол-90Ф, Атол-11Ф (мобильный).
Готовый комплект автоматизации
Комплект «1С-АТОЛ МК 11Ф» - беспроводной энергонезависимый комплект для автоматизации мобильных сотрудников, курьеров в службах доставки товаров и общественного питания, выездных услуг. Включает мобильную онлайн-кассу Атол 11Ф ВТ 2G в чехле и удобный планшет 1C ALONG8321 с предустановленным приложением «1С:Мобильная касса». Приложение и планшет работают под управлением ОС Android.
Стационарная торговля
При выборе онлайн-кассы для стационарной торговой точки нужно учитывать такие критерии, как пропускная способность (сколько чеков в минуту должно пробиваться), количество чеков в день, объем номенклатуры магазина, интенсивность торговли (поточность, очереди), способ управления (через ПК или самостоятельное устройство), наличие управляющего ПО, поддержка ЕГАИС и т.п.
Для торговых точек с небольшой пропускной способностью (до 50 чеков в день), без очередей и с номенклатурой до 1 000 товаров подойдут такие модели, как Атол-30Ф, смарт-терминалы Эвотор, Штрих-MPAY-Ф.
Для магазинов, где ежедневно пробивается от 50 до 200 чеков, а объем номенклатуры может достигать 10 000 наименований можно порекомендовать онлайн-кассы Ритейл-02Ф, ККТ «Касса №1», Эвотор Стандарт ФН.
Если вы занимаетесь продажей алкоголя, обратите внимание на линейку онлайн-касс «Алко» от производителя «Эвотор»: в ней представлены модели как для тех, кто продает пиво и легкие спиртосодержащие напитки, так и для тех, кто торгует крепким алкоголем.
Готовый комплект автоматизации
Комплект «1С-АТОЛ МК 30Ф» - комплект для автоматизации небольших магазинов у дома, кафе, торговых ларьков и павильонов, салонов красоты, торговых островков в торговых центрах. Включает онлайн-кассу Атол 30Ф и планшет 1C ALONG8321 с предустановленным приложением «1С:Мобильная касса».
Интернет-торговля
Если ваша деятельность связана с интернет-торговлей, то для работы по требованиям 54-ФЗ оптимально подобрать кассу, которая может работать на среднем потоке (до 200 чеков в день), позволяет опционально отключать возможность печати чеков (если чеки преимущественно отправляют покупателю в электронном виде), а также умеет корректно работать в связке с управляющим ПО.
Для небольших интернет-магазинов подойдет модель ККТ «Касса № 1», а для грамотной организации работы рекомендуем в качестве бэк-офиса прикладное решение «1С:Управление нашей фирмой 8». Программа прекрасно взаимодействует с онлайн-кассой, интегрируется со всеми популярными системами управления сайтами (CMS), например, такими, как 1С-Битрикс, UMI.CMS, InSales, HostCMS, Rugento и др., синхронизируется с «1С:Бухгалтерией 8» и «1С:Розницей 8», а также обменивается данными с более 25 банков, включая Сбербанк, ВТБ, Альфа- Банк, Промсвязьбанк, Бинбанк и др.